Homeoffice – das geflügelte Wort der Arbeitswelt: Herausforderung und Chance!

Das Corona-Virus zwingt viele Arbeitgeber, sich erstmals mit dieser Thematik auseinanderzusetzen. Bei CEYOND besteht für alle MitarbeiterInnen schon seit längerer Zeit die Möglichkeit, ihre Arbeit zumindest an manchen Tagen von zu Hause aus zu verrichten. Wir möchten Ihnen daher mit unseren zehn Tipps und Tricks für erfolgreiches Telearbeiten helfen, so schnell und effizient wie möglich von zu Hause aus durchzustarten!

1. Halten Sie Routinen ein!

Das A und O einer effizienten Arbeit lautet Routine. Verzichten Sie im Homeoffice nicht auf Ihre täglichen Routineaufgaben, die im Büro immer an der Tagesordnung stehen. Standardisierte Prozesse müssen ebenso weiterhin eingehalten werde. In unserem Team sind Zuständigkeiten klar verteilt und ändern sich auch nicht, wenn wir von zu Hause aus arbeiten. So weiß man immer, an wen man sich zu welchem Thema wenden muss.

2. Gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz so optimal wie möglich!

Achten Sie beim Einrichten Ihres Arbeitsplatzes auf gute Lichtverhältnisse, eine ergonomisch angenehme Sitzgelegenheit und einen geeigneten Tisch. Insbesondere wenn Sie mehrere Tage am Stück von zu Hause aus arbeiten, drohen Rückenschmerzen und müde Augen, wenn die Bedingungen nicht optimal sind.

3. Vergessen Sie nicht auf die Datensicherung!

Ein Thema, das bei der Heimarbeit oft zu kurz kommt, ist die Sicherung von Daten. Besonders gefährlich ist es, wenn Dateien nur lokal abgespeichert werden, weil man daheim keinen Zugang zum Unternehmensnetzwerk hat. Bei CEYOND arbeiten wir daher mit Microsoft Teams – alle Dokumente befinden sich in der Cloud und sind von überall aus zugänglich. Änderungen werden so in Echtzeit übernommen und gespeichert.

4. Halten Sie lückenlose Kommunikation weiter aufrecht!

Erreichbarkeit ist hier das Schlagwort – achten Sie darauf, auch im Homeoffice telefonisch erreichbar zu sein und überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen Ihren E-Mail-Posteingang. Bei der Arbeit in Teams helfen regelmäßige Video-Calls, alle Beteiligten schnell und einfach auf den neuesten Stand zu bringen. Bei uns gehört ein täglicher morgendlicher Abstimmungscall zur fixen Tagesordnung im Homeoffice, bei dem jede/r ein Update zu den eigenen Tasks gibt.

5. Teilen Sie sich Pausen und Arbeitszeiten genau ein!

Im Homeoffice besteht die Gefahr, dass Arbeit und Freizeit miteinander verschwimmen. Teilen Sie sich daher Ihre Arbeitszeit genau ein und berücksichtigen Sie dabei auch die Pausen. Schalten Sie in der Mittagspause für eine halbe Stunde Ihren Laptop ab und gönnen Sie sich eine bewusste Auszeit. Dasselbe gilt für den Feierabend. Benachrichtigen Sie zur Sicherheit Ihre/n Vorgesetzte/n und KollegInnen, ab wann Sie die Arbeit für den heutigen Tag beenden werden. 

6. Kommunizieren Sie proaktiv Ihre Leistung!

Viele ArbeitgeberInnen stehen Telearbeit skeptisch gegenüber. Oft befürchten sie, dass ihre MitarbeiterInnen daheim weniger produktiv arbeiten und insgesamt weniger Arbeit erledigt wird. Diesen Sorgen können Sie aktiv entgegenwirken, indem Sie proaktiv Ihre erledigten Aufgaben kommunizieren. Für die Arbeit in Teams empfiehlt sich die Nutzung eines Projektmanagement-Tools, um immer den Überblick über die Tasks der unterschiedlichen Teammitglieder zu behalten – wir nutzen dafür Zoho Projects und Sprints.

7. Nutzen Sie die richtige Hardware!

Die Basis für Telearbeit bietet ein Laptop oder ein Stand-PC mit VPN-Zugang zum Firmennetzwerk. Andere wichtige Gegenstände sind eine Maus und eine externe Tastatur. Bei längerer Heimarbeit empfiehlt sich außerdem die Anschaffung eines externen Monitors, um den kleinen Laptop-Bildschirm zu erweitern. Bei CEYOND erhält jede/r MitarbeiterIn einen Firmenlaptop, auf dem sowohl im Büro als auch daheim gearbeitet wird.

8. Vertrauen Sie auf die richtigen Tools!

Besonders im Homeoffice ist die richtige Software Ihr bester Freund. Wie bereits oben erwähnt, arbeiten wir mit Microsoft Teams, welches die Kommunikation und Dokumentenverwaltung für das ganze Unternehmen abdeckt. Für alle anderen Arbeitsbereiche – von der Buchhaltung über Human Resources bis hin zum Customer Relationship Management – nutzen wir Zoho One, ein System mit über 40 Anwendungen, welches die Digitalisierung aller Unternehmensbereiche ermöglicht! Denn besonders für Telearbeit gilt: je digitaler, desto besser!

9. Vermeiden Sie Ablenkungen!

Ganz klar – zu Hause lauern vielerlei Ablenkungen durch Fernseher, Radio, Handy und Haushaltstätigkeiten. Für viele kommt auch noch die Betreuung der Kinder oder Haustiere dazu. Versuchen Sie – soweit möglich – störende Geräte auszuschalten (dazu zählt auch das Diensthandy). Um fokussiertes Arbeiten zu fördern, können Sie sich für bestimmte Tätigkeiten auch Stoppuhren stellen – beispielsweise auf 30 Minuten, in denen Sie sich dann nur auf eine Aufgabe konzentrieren.

10. Holen Sie sich Expertenhilfe!

Wenn Sie bis dato noch keine Erfahrungen mit Homeoffice gemacht haben, empfehlen wir Ihnen, sich professionelle Hilfe zu holen. CEYOND bietet Ihnen Homeoffice-Transformation innerhalb von 24 Stunden an und stellt dabei die nötige Hard- und Software zur Verfügung. Gemeinsam finden wir die für Sie optimale Lösung, sodass Sie schnell und einfach mit der Telearbeit durchstarten können.

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Autor

Sandra
Sandra
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