Einfach, sicher, skalierbar – aber welche Business-Mail passt zu Ihnen?
In der digitalen Zusammenarbeit ist die Wahl des richtigen E-Mail-Dienstes entscheidend. Ob Start-up oder Mittelstand: Wer professionell arbeiten möchte, braucht mehr als nur eine Adresse – Sicherheit, Verfügbarkeit, Preis-Leistung und Integration sind zentrale Faktoren.
In diesem Artikel vergleichen wir drei große Anbieter – Zoho Mail, Gmail und Outlook – in ihren kostenlosen und Premium-Versionen. Der Fokus liegt auf klaren Vorteilen für Entscheider:innen in Unternehmen. Am Ende finden Sie eine praktische Vergleichstabelle und einen direkten Weg zur persönlichen Beratung.
Zoho Mail – der Preis-Leistungs-Tipp für KMU
Zoho Mail richtet sich an Unternehmen, die Wert auf Datenschutz, Werbefreiheit und ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis legen. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren von den fairen Einstiegsmöglichkeiten.
Die kostenlose Version erlaubt bis zu fünf Nutzer:innen, die jeweils über 5 GB Speicherplatz verfügen. Besonders praktisch: Auch mit dem Gratispaket können Sie Ihre eigene Unternehmensdomain für die E-Mail-Adresse verwenden – ein echter Pluspunkt für ein professionelles Auftreten. Der Zugriff erfolgt dabei ausschließlich über die Weboberfläche oder Mobile App – klassische Mailprogramme via IMAP oder POP werden nicht unterstützt. Dafür ist die Benutzeroberfläche intuitiv, werbefrei und ohne Tracking. Funktionen wie Kalender, Aufgabenverwaltung und Notizen sind ebenfalls schon enthalten.
Die Premium-Versionen „Mail Lite“ und „Mail Premium“ erweitern den Funktionsumfang erheblich. Schon ab 0,90 € pro Nutzer:in im Monat erhalten Sie IMAP/POP/SMTP-Zugriff, 30 GB Speicher (Mail Lite) sowie die Möglichkeit, Dateianhänge von bis zu 250 MB zu versenden. Die Mail Premium-Variante bietet sogar 1 TB Speicher und erlaubt Anhänge bis zu 1 GB – ideal für große Dateien. Hinzu kommen Business-Features wie Archivierung, eDiscovery, Backup, erweiterte Admin-Kontrollen und Integration mit anderen Zoho-Tools.
Besonders spannend wird es für alle, die bereits Zoho CRM nutzen: Zoho Mail lässt sich nahtlos anbinden und wird damit zum zentralen Kommunikationshub im Vertrieb. Sie können E-Mail-Vorlagen, Serienmails oder sogar CRM-Daten direkt aus dem System heraus verwenden – z. B. für personalisierte Angebote oder Follow-ups. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine durchgängige Kundenerfahrung.
Sicherheitstechnisch bietet Zoho Mail Premium ein starkes Gesamtpaket: Mit S/MIME- und PGP-Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie TLS-geschützter Übertragung erfüllt der Dienst hohe Sicherheitsanforderungen. Zoho ist zudem DSGVO-konform und unterstützt Funktionen wie Archivierung, Audit-Trails und eDiscovery – ideal für datensensible Unternehmen.
Gmail – die bekannte Lösung mit Google-Ökosystem
Gmail gehört zu den meistgenutzten E-Mail-Diensten weltweit – und viele Nutzer:innen sind bereits aus dem privaten Bereich mit der Oberfläche vertraut. Gerade das macht Gmail auch für Unternehmen attraktiv, die bereits Google-Dienste wie Drive, Meet oder Kalender nutzen.
Die kostenlose Version von Gmail bietet allen Nutzer:innen 15 GB Speicherplatz, der zwischen Gmail, Google Drive und Google Fotos aufgeteilt wird. Sie können problemlos über IMAP oder POP auf das Konto zugreifen, etwa mit Outlook oder Apple Mail. Was jedoch fehlt: Die Möglichkeit, eine eigene Domain zu verwenden. Statt „@ihrefirma.at“ bleiben Sie bei „@gmail.com“ – was im professionellen Kontext wenig seriös wirkt. Zusätzlich ist die kostenlose Variante werbefinanziert und steht immer wieder wegen Datenschutzbedenken in der Kritik.
Mit Google Workspace bietet Gmail eine professionelle Lösung für Unternehmen – ab etwa 6,80 € pro Nutzer:in und Monat (Business Starter). Damit erhalten Sie 30 GB Speicher pro Benutzer:in, vollen Zugriff auf Gmail mit Ihrer eigenen Domain sowie die Integration aller Google-Dienste wie Google Docs, Meet, Kalender und Chat. Die Zusammenarbeit im Team wird durch Echtzeitbearbeitung von Dokumenten und KI-gestützte Funktionen wie Smart Compose deutlich erleichtert. In höheren Tarifen wie „Business Plus“ oder „Enterprise“ kommen außerdem Sicherheitsfunktionen wie DLP, S/MIME, Vault, Client-Side Encryption und Security Center hinzu – für Unternehmen mit höheren Compliance-Anforderungen.
Outlook – der Klassiker in Microsoft-Umgebungen
Outlook ist seit Jahrzehnten aus der Bürokommunikation nicht wegzudenken und fester Bestandteil des Microsoft-Ökosystems. Besonders Unternehmen, die bereits mit Word, Excel, PowerPoint oder Teams arbeiten, schätzen die nahtlose Integration.
In der kostenlosen Variante erhalten Nutzer:innen ein Outlook.com-Konto mit 15 GB Speicherplatz und Zugriff auf die Weboberfläche sowie mobile Apps. Auch der Zugriff über IMAP, POP oder SMTP ist möglich. Werbung wird allerdings eingeblendet, und wie bei Gmail kann keine eigene Domain verwendet werden. Dennoch ist Outlook.com eine solide Einstiegslösung für private Nutzung oder sehr kleine Teams.
Professionell wird es mit Microsoft 365 – hier sind E-Mail-Dienste in die Office-Produktpalette eingebettet. Bereits ab etwa 5,60 € pro Monat (Microsoft 365 Basic) erhalten Sie 50 GB Mail-Speicher pro Nutzer:in, Ihre eigene Domain, OneDrive-Speicher (1 TB), Microsoft Teams sowie Zugriff auf Outlook als Desktop- und Mobil-App. In höheren Tarifen kommen Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint als Vollversion hinzu.
Sicherheit wird bei Microsoft traditionell großgeschrieben: Data Loss Prevention (DLP), Microsoft Defender for Office 365, Compliance Center, Sensitivity Labels, Archivierung, Geräteverwaltung mit Intune und mehr stehen – je nach Tarif – zur Verfügung und machen Outlook zur professionellen Wahl für Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen.
Vergleichstabelle: Zoho Mail vs. Gmail vs. Outlook
| Feature | Zoho Mail (Free/Premium) | Gmail (Free/Workspace) | Outlook (Free/Microsoft 365) |
|---|---|---|---|
| Eigene Domain | ✅ / ✅ | ❌ / ✅ | ❌ / ✅ |
| Speicherplatz pro User | 5 GB / 30 GB – 1 TB | 15 GB (shared) / 30 GB – 5 TB | 15 GB / 50 GB + 1 TB OneDrive |
| IMAP/POP/SMTP | ❌ / ✅ | ✅ / ✅ | ✅ / ✅ |
| Max. Anhänge | 25 MB / bis 1 GB | 25 MB / 25 MB | ~34 MB / bis 150 MB mit OneDrive |
| Werbefreiheit | ✅ / ✅ | ❌ / ✅ | ❌ / ✅ |
| Preis pro User/Monat | 0 € / ab 0,90 € | 0 € / ab 6,80 € | 0 € / ab 5,60 € |
| Collaboration Tools | Kalender, Streams, Zia | Drive, Docs, Meet, Chat | Teams, Office-Apps |
| Ideal für | KMU mit Fokus auf Datenschutz | Google-affine Unternehmen | Office-Nutzer:innen |
Fazit: Welche Lösung passt zu Ihnen?
Alle drei Anbieter haben ihre Stärken – entscheidend ist, was Ihr Unternehmen braucht:
Zoho Mail überzeugt durch ein herausragendes Preis-Leistungs-Verhältnis, intuitive Nutzung, nahtlose Integration mit Zoho CRM und ein starkes Datenschutzprofil. In der Premium-Version bietet Zoho Mail ein umfassendes Sicherheitspaket mit DLP, S/MIME, Zwei-Faktor-Authentifizierung, URL-Schutz und bald auch Client-Side Encryption – ideal für KMU, die datenschutzkonform und effizient arbeiten möchten.
Gmail / Google Workspace ist perfekt für Teams, die bereits mit Google-Tools wie Drive, Docs oder Meet arbeiten. Ab den höheren Tarifen stehen Ihnen auch hier Sicherheitsfeatures wie DLP, S/MIME, Vault und Verschlüsselung auf Client-Seite zur Verfügung – besonders wertvoll für technologieaffine Unternehmen mit Fokus auf Collaboration.
Outlook / Microsoft 365 ist die beste Wahl, wenn Ihr Unternehmen ohnehin stark mit Microsoft Office arbeitet. Die Integration mit Teams, Word & Excel sowie die professionelle Sicherheitsarchitektur – inklusive DLP, Microsoft Defender, Compliance Center, Intune und Sensitivity Labels – macht Outlook zur robusten Lösung für Unternehmen mit komplexen Anforderungen.
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