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5 Tipps wie Sie mit Zoho Projects 7 effizienter arbeiten können

Die Verwendung einer konsistenten, intuitiven und benutzerfreundlichen Software kann maßgeblich dazu beitragen die verschiedenen Arbeitsprozesse innerhalb eines Unternehmens zu simplifizieren. Doch alleine dadurch wird die tägliche Arbeit nicht vereinfacht, denn es benötigt auch intelligente Funktionen, die ein effizienteres Arbeiten ermöglichen. Genau aus diesem Grund haben wir in der folgenden Story für Sie 5 Features von Zoho Projects 7 zusammengefasst, die Ihr tägliches Arbeitsleben erleichtern werden.
5 Tipps wie Sie mit Zoho Projects 7 effizienter arbeiten können

#1 Verwendung von Workflow-Regeln in Zoho Projects

Mit Blueprints können Sie ganz einfach die Statusübergänge Ihrer Tasks automatisieren. Doch nicht selten kommt es vor, dass dies über Ihre Aufgaben hinausgeht. Was also dann? Workflow-Regeln durch Zoho Projects sind die Antwort! Diese ermöglichen Ihnen die Automatisierung und Einrichtung von Workflows für beliebige Arbeitsschritte in Ihrem Projekt.

Wenn Sie zum Beispiel Ihr Projektmanagement-Tool verwenden möchten, um einen Projektplan zu erstellen, ist es zuerst essenziell einen Arbeitsplan zu konzipieren und anschließend die dafür benötigte Zeit und Ressourcen auf die einzelnen Tasks aufzuteilen. Damit Tasks, die bestimmte Keywords oder einen Wert in einem benutzerdefinierten Feld enthalten, einem bestimmten User oder Team mit hoher Priorität und längerer Dauer zugewiesen werden, können Sie einfache Kriterien festlegen. Dafür nötig ist ein einfaches Setup, den Rest übernimmt Zoho Projects!

Ebenso können Workflow-Regeln angewendet werden, um eine Prioritätsmatrix zu implementieren. Ziel dabei ist beispielweise, dass verschiedene Aktionen in der richtigen Zeitabfolge ausgeführt werden. Somit kann durch die Erstellung einfacher Regeln Ihre Arbeit in jeder Projektphase erleichtert werden.

Der Vorteil von Workflow-Regeln liegt in ihrer hohen Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Pro Regel können unterschiedlich viele Bedingungen und logische Kriterien-Beziehungen festgelegt werden. Zudem können außerdem Webhooks verknüpft werden, um auch Benachrichtigungen über externe Apps zu senden.

#2 Flexibles Time-Management für Tasks

Ressourcenmanagement kann oft eine große Herausforderung darstellen, denn auch wenn die Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert sind, erweist es sich in der Praxis oft als schwierig. Genau deshalb hat Zoho Projects 7 flexible Arbeitszeiten eingeführt. Dadurch können User dynamisch die Anzahl an Arbeitsstunden pro Tag für einen bestimmten Task festlegen. Somit können die Stunden jeden Tag individuell eingeteilt werden. Diese Funktionalität verdeutlicht wie sehr Zoho an der täglichen Arbeitspraxis orientiert ist und verbessert den Arbeitszuweisungsprozess mit realistischen Zeitplänen.

#3 Das Earned Value Management-Feature von Zoho Projects

Das Earned Value Management ist ein neues Feature von Zoho Projects. Es bietet die Möglichkeit den Fortschritt von Projekten zu messen, indem die geplanten mit den tatsächlichen Werten des Projektes verglichen werden. Dabei werden für die Messung der Leistung und die Prognose wichtiger Parameter des Projekts die drei Faktoren des Projektmanagement-Dreiecks kombiniert: Zeitplan, Kosten und Zeit. Sie können von dieser Funktionalität ganz einfach durch die Aktivierung des Earned Value Managements profitieren, den Rest übernimmt Zoho. Die fertigen Analysen und Berichte erscheinen auf Projektebene im Portfolio-Dashboard.

#4 Neue Kanban-Erweiterungen

Wie bereits gewohnt, ist die statusbasierte Kanban-Ansicht in einem erweiterten Aufgaben-Modul unter Arbeitsübersicht verfügbar. Nun sind aber in Zoho Projects auch Teilaufgaben in der Kanban-Ansicht enthalten. Somit sind alle drei Ansichten unabhängig voneinander verfügbar. Zudem können nun Spalten in der Kanban-Ansicht eingeklappt werden, die detaillierte Aufgabeninformationen verbergen, aber die Anzahl der Arbeitspakete werden in jeder Projektphase anzeigt. Somit erhält man eine optimale Ansicht des Projektfortschritts. Auch andere Möglichkeiten, wie beispielsweise die einfache Neuanordnung von Spalten oder das Ein- oder Ausblenden von aufgabenbezogenen Daten wurden hinzugefügt.

#5 T for Team

In den Zoho Projekten gibt es nun Teams. Somit kann mit funktionellen und organisatorischen Teams gearbeitet werden, welche dem Arbeitsplatz ähnlich sind. Die Teams können hierbei in Kommentaren und Status-Updates genannt werden, was die Markierung aller einzelnen Personen erspart. Zudem können nun Aufgaben oder Themen direkt an Teams zugeordnet werden damit eine schnelle Bearbeitung garantiert ist. 

Wir bei CEYOND sind uns sicher, dass Sie mit diesen 5 Features von Zoho Projects Ihren täglichen Projektalltag verbessern und agiler arbeiten können. Viel Spaß beim Ausprobieren!

Autor

Nadine
Nadine
Digital Marketing Consultant Zoho Expert

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Als hochkompetenter Vermögensberater bringt die MEHRWERT & CO GmbH den individuellen Wertzuwachs für jeden Kunden ans Tageslicht. Im Sommer 2020 wandte sich das Unternehmen an die CEYOND GmbH. Ziel war es durch den Einsatz des professionellen CRM-Systems Zoho einen zusätzlichen Mehrwert für das eigene Unternehmen zu erlangen.