Phasen (ehemals Meilensteine): Mehr Überblick und Flexibilität
Aus „Meilensteinen“ werden Phasen – und sie lassen sich jetzt noch effizienter steuern:
- Verantwortlichkeiten in Serie ändern: Weisen Sie mehreren Phasen gleichzeitig neue Besitzer:innen zu – ideal für große Projekte.
- Geplante Exporte: Automatisieren Sie den Export von Phasen als CSV, XLS oder PDF – täglich, wöchentlich oder monatlich.
- Eigene Ansichten: Filtern Sie Phasen nach Kriterien wie Status oder Owner und speichern Sie diese als benutzerdefinierte Ansicht.
CEYOND-Expertin Karina Kuznecova: „Die neuen Filter- und Exportoptionen sparen enorm Zeit. Endlich lassen sich Statusberichte und Fortschritte automatisiert auswerten.“
Aufgaben: Schneller erfassen, intelligenter steuern
Auch das Aufgabenmanagement hat einige praktische Neuerungen bekommen:
- Aufgaben per E-Mail erstellen: Senden Sie einfach eine E-Mail an die projektspezifische Adresse – mit !! für mittlere und !!! für hohe Priorität. Start- und Enddatum können Sie direkt im Betreff definieren.
- Neue Feldtypen:
- Lookup-Feld: Verknüpft Aufgaben direkt mit relevanten Projektinformationen.
- Long-URL-Feld: Ermöglicht längere Links (bis 1.000 Zeichen) zu Dokumenten oder geteilten Laufwerken.
- Workload-Report mit Direktzuweisung: Aufgaben lassen sich direkt aus der Auslastungsansicht neu zuweisen – ohne Umwege über die Taskliste.
- Geplante Exporte und geteilte Custom Views: Ideal für Teams, die regelmäßig Reportings fahren oder Aufgabenlisten gemeinsam nutzen.
Issues: Bessere Struktur durch Regeln und Automatisierung
Im Modul „Issues“ sorgen Layout-Regeln für mehr Klarheit und Effizienz:
- Conditional Layouts: Automatische Feldanpassungen – etwa, wenn bei einem kritischen Issue das Fälligkeitsdatum Pflicht wird.
- Dependent Layouts: Eingabefelder passen sich automatisch an (z. B. Browser-Auswahl nur bei UI-Issues).
- Automatisierte Exporte: Auch Issues können nun regelmäßig exportiert werden – ohne manuelles Eingreifen.
Time Logs: Saubere Zeiterfassung mit klaren Grenzen
Zeitbuchungen lassen sich jetzt gezielter und transparenter verwalten:
- Zeitrestriktionen: Zeiten dürfen nur innerhalb der Start- und Enddaten der zugehörigen Aufgabe oder des Issues erfasst werden.
- Neue Filter und Ansichten: Sortieren und analysieren Sie Zeiterfassungen nach Aufgaben oder Fehlern.
- Activity Stream: Änderungen an Zeiteinträgen sind jederzeit nachvollziehbar.
- Manager-Zugriff: Führungskräfte können – bei aktivierter Hierarchie – die Zeiteinträge ihrer Teams prüfen, bearbeiten oder löschen.
Barrierefreiheit: Mehr Komfort für alle Nutzer:innen
Zoho Projects wird inklusiver: Ein neues Barrierefreiheitsmenü bündelt zahlreiche Optionen für besseres Arbeiten – darunter Lesefokus (Reading Mask), Tastatur-Navigation, Textabstände, reduzierte Animationen, vergrößerbare Schrift und Cursor, Zoom sowie Hover-Text. Auch geschlossene Aufgaben oder Issues werden automatisch durchgestrichen.
Hinweis: Diese Funktionen stehen derzeit in der Einzellösung von Zoho Projects zur Verfügung und werden zu einem späteren Zeitpunkt auch in den Zoho-Paketen bereitgestellt.
Benutzerdefinierte Einladungen: Professioneller Start für neue Projektmitglieder
Projektleiter:innen können nun individuelle Einladungsvorlagen gestalten – etwa mit eigenem Branding, Begrüßungstext oder unterschiedlichen Formaten für Kund:innen und interne Nützerinnen.
Aktuell ist die Funktion in der Einzellösung von Zoho Projects verfügbar; der Rollout auf die Zoho-Pakete (z. B. Zoho Projects Plus, Zoho One) ist geplant.
CEYOND-Expertin Judith Ogbolu: „Gerade bei großen Projekten mit vielen Beteiligten ist es mir wichtig, dass alle gut abgeholt werden. Ein personalisiertes Onboarding hilft dabei, dass sich alle schnell zurechtfinden, Klarheit entsteht und der Start für alle gut gelingt “
Business Calendar & Emojis: Kleine Features, große Wirkung
Business Calendar: Verknüpfen Sie Teammitglieder mit ihren jeweiligen Arbeitszeiten und Feiertagen – für präzise Planung über Regionen hinweg.
Emojis in Kommentaren: Kurzes Feedback ohne Worte – ein 👍 oder 😊 sorgt für schnelle, sympathische Kommunikation.
Power BI & Sync-Präferenzen: Daten optimal nutzen
Power BI-Integration: Verknüpfen Sie Ihre Projektdaten mit Power BI und visualisieren Sie Fortschritte, Auslastung oder Zeitbudgets in individuellen Dashboards.
Sync-Präferenzen mit Zoho Books: Behalten Sie die Kontrolle darüber, welche Felder synchronisiert werden – und entscheiden Sie, ob bestehende Daten überschrieben oder geklont werden sollen.
Zia-KI: Intelligente Unterstützung im Projektalltag
Zoho integriert seine KI Zia noch stärker in Projects:
- Zia powered by ChatGPT: Aufgabenbeschreibungen, Kommentare oder Statusmeldungen lassen sich automatisch formulieren oder umschreiben – auf Wunsch in unterschiedlichen Tonalitäten.
- Zia Search: Suchen Sie projektweit in natürlicher Sprache („Zeige Aufgaben mit hoher Priorität“).
- Zia Insights: Liefert direkt in den Phasen- oder Aufgabenlisten wertvolle Kennzahlen und Trends.
- Zia Translate: Übersetzt Kommentare in über 70 Sprachen. Übersetzungen von Aufgabenbeschreibungen folgen voraussichtlich Ende 2026
Fazit: Zoho Projects wird 2025 erwachsener – und spürbar smarter
Mit den neuesten Updates wird Zoho Projects noch stärker zur Schaltzentrale für moderne Projektteams. Mehr Automatisierung, bessere Übersicht und clevere KI-Unterstützung sorgen dafür, dass Teams weniger klicken, klarer kommunizieren und Projekte transparenter steuern können.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie die neuen Funktionen optimal in Ihrem Unternehmen nutzen, unterstützen wir Sie gerne als erfahrener Zoho Premium Partner.
Hinweis: Die hier beschriebenen Neuerungen basieren auf Informationen, die wir als Zoho Premium Partner direkt von Zoho erhalten haben. Als zertifizierte Expert:innen begleiten wir regelmäßig Produkt-Updates und geben unsere Erkenntnisse aus erster Hand weiter.
