Was ist Zoho Backstage eigentlich?
Zoho Backstage ist die Event-Management-Plattform von Zoho für Präsenz-, Hybrid- und Online-Events. Sie erstellen damit Event-Websites, verwalten Tickets, Sessions, Speaker, Sponsor:innen und begleiten Teilnehmer:innen – alles in einem Tool. Ziel: weniger Tool-Wechsel, mehr Überblick und ein konsequent durchdachtes Erlebnis für Ihre Teilnehmer:innen.
RSVP: Einladungsevents endlich planbar
Die neue RSVP-Funktion in Zoho Backstage macht Schluss mit der Frage „Wer kommt wirklich?“.
- Sie können Events als invite-only definieren: Nur wer eine direkte Einladung erhält, kann sich registrieren.
- Gästelisten lassen sich als Datei (z. B. CSV oder Excel) importieren und direkt aus Backstage einladen.
- Sie legen eine Frist fest, bis zu welcher Gäste ihre Zusage, Absage oder „Vielleicht“-Antwort geben müssen.
- Im RSVP-Dashboard sehen Sie jederzeit, wer zugesagt, abgesagt oder noch nicht reagiert hat.
Gerade für exklusive Workshops, limitierte Trainings oder Kund:innenevents ist das ein großer Vorteil: Sie planen Catering, Raumgröße und Sitzplätze auf Basis echter Zahlen – nicht mehr auf Bauchgefühl.
Certificate Builder: Zertifikate direkt aus Zoho Backstage
Workshops, Schulungen oder Zertifizierungsevents leben von einem sauberen Abschluss – oft in Form eines Teilnahme- oder Leistungsnachweises.
Mit dem neuen Certificate Builder können Sie:
- Zertifikate per Drag & Drop gestalten – ganz ohne Design-Skills.
- Event- und Teilnehmer:innendaten automatisch einfügen (Name, Event-Titel, Datum, Logo, Unterschriften usw.).
- Vorlagen nutzen oder eigene Designs von Grund auf erstellen.
- Zertifikate automatisiert per E-Mail bereitstellen, zum Beispiel über einen „Zertifikat herunterladen“-Button in einer Follow-up-Mail nach dem Event.
Sie müssen keine externen Tools mehr kombinieren: Gestaltung, Versand und Zuordnung bleiben direkt in Zoho Backstage.
Session Registration & Ticket-Gruppierung: Mehr Struktur im Programm
Gerade bei mehrtägigen Konferenzen oder Events mit parallelen Tracks wird es schnell unübersichtlich. Hier greifen zwei neue Funktionen ineinander.
Session Registration
Mit Session Registration steuern Sie, für welche Sessions sich Teilnehmer:innen zusätzlich registrieren müssen:
- Pro Session können Sie ein eigenes Teilnehmer:innen-Limit festlegen (z. B. nur 30 Plätze im Workshopraum).
- Bei Bedarf lassen sich separate Gebühren für bestimmte Sessions hinterlegen.
- Ein Check-in auf Session-Ebene hilft, Auslastung und No-Shows besser zu verstehen.
Damit die Session Registration reibungslos funktioniert, sollten Ticketklassen, Zahlungen, Agenda und – falls verwendet – Registrierungsfreigaben im Event bereits eingerichtet sein.
Ticket-Gruppierung (Ticket Class Grouping)
Statt einer langen Liste mit verschiedenen Ticketarten können Sie Tickets jetzt in Gruppen darstellen, zum Beispiel:
- Tier 1 (z. B. „Platinum Pass“)
- Tier 2 („Gold Pass“)
- Tier 3 („Special Entry“)
Für Ihre Teilnehmer:innen wirkt der Ticketbereich wesentlich übersichtlicher, und die Unterschiede zwischen den Tickets werden schneller verständlich. Das erleichtert die Entscheidung für die passende Ticketart.
Accessibility: Veranstaltungen inklusiver gestalten
Zoho Backstage hat 2025 einen großen Schritt beim Thema Barrierefreiheit gemacht. Ziel ist es, Events so zugänglich wie möglich zu gestalten – für Menschen mit unterschiedlichen Seh-, Hör-, Mobilitäts- oder Lernbedürfnissen.
Über das neue Accessibility-Menü können Teilnehmer:innen unter anderem:
- Kontrast und Farbdarstellung anpassen (z. B. hoher Kontrast, Graustufen, Sepia).
- Textgröße und Textdarstellung verändern, inklusive dyslexiefreundlicher Einstellungen.
- Leselinien und Lesehilfen aktivieren, um sich besser im Text zu orientieren.
- Wichtige Links hervorheben und den Zoom-Level anpassen.
- Tastaturnavigation, große Cursorsymbole und Fokus-Hervorhebungen einschalten.
Die Funktionen orientieren sich an den WCAG 2.2 AA-Richtlinien für barrierefreie Webinhalte. Damit zeigen Sie als Veranstalter: Ihre Events sind nicht nur professionell, sondern bewusst inklusiv gedacht.
Custom Mobile App: Ihr Event als persönlicher Begleiter
Zoho Backstage setzt verstärkt auf Custom Event Apps, die im Look & Feel Ihrer Marke in die App Stores kommen.
In der neuen Version der mobilen App finden Teilnehmer:innen unter anderem:
- Ein zentrales Dashboard mit direktem Zugriff auf Agenda, Networking, Speaker, Sponsor:innen, Meetings und weitere Bereiche.
- Eine komfortable Agenda-Ansicht, in der Sessions nach Tracks, Themen oder Tagen gefiltert und per Lesezeichen markiert werden können.
- Einen Networking-Bereich mit Teilnehmer:innenprofilen, 1:1-Nachrichten, Meeting-Anfragen und Badge-Scanner für Vor-Ort-Events.
- Eine Mediengalerie mit Fotos und Highlight-Inhalten Ihres Events.
- Das persönliche „Briefcase“, in dem alle gemerkten Sessions, Speaker, Aussteller und Sponsor:innen automatisch gesammelt werden.
Für die Veröffentlichung der App benötigen Sie einen Apple- und/oder Google-Developer-Account. Als Zoho Premium Partner unterstützen wir Sie bei den nächsten Schritten – von der Konfiguration bis zur Veröffentlichung.
Mehr Conversion & Kontrolle: Reminder, Zahlungen und Workflows
Neben den großen Funktionen hat Zoho Backstage viele kleinere, aber wirkungsvolle Verbesserungen eingeführt:
- Payment Completion Reminder
Backstage erkennt abgebrochene Registrierungen (wenn der Kaufprozess bis zur Zahlung gestartet, aber nicht abgeschlossen wurde). Darauf basierend können automatisierte Reminder-Ketten eingerichtet werden – etwa nach 30 Minuten, nach 24 Stunden und nach 3 Tagen. So holen Sie Interessent:innen zurück, die sonst wahrscheinlich abspringen würden. - Flexiblere Zahlungsoptionen
Neue Payment-Gateways und zusätzliche Methoden (unter anderem erweiterte Stripe-Optionen wie zusätzliche Bezahlarten) erleichtern Ihnen die Abwicklung internationaler Zahlungen – ohne Medienbruch im Checkout. - WhatsApp-Integration mit anpassbarer Nummer und Templates
Sie können die verwendete WhatsApp-Nummer ändern, ohne Ihre Einrichtung neu aufsetzen zu müssen. Dazu gibt es neue, vorkonfigurierte Templates, zum Beispiel für Registrierungsbestätigungen, Event-Updates, Speaker-Benachrichtigungen oder Sponsor-Kommunikation. - Mehr Kontrolle bei Stornos & Ticket-Transfers
Ticket-Übertragungen lassen sich gezielt erlauben oder einschränken, inklusive Zeitfenster. Außerdem können Stornierungen über einen Approval-Workflow laufen: Teilnehmer:innen stellen eine Stornoanfrage, Sie prüfen diese und entscheiden, ob die Buchung rückabgewickelt wird.
Damit professionalisieren Sie Ihre Prozesse – von der ersten Buchung bis zur möglichen Rückerstattung –, ohne zusätzliche Tools einführen zu müssen.
Jetzt das volle Potenzial von Zoho Backstage nutzen
Die neuen Funktionen in Zoho Backstage zeigen, wie konsequent Zoho Event-Management entlang echter Praxisanforderungen weiterentwickelt:
- RSVP macht exklusive Events besser planbar.
- Certificate Builder sorgt für einen professionellen Abschluss Ihrer Formate.
- Session Registration & Ticket-Gruppierung bringen Struktur in komplexe Programme.
- Accessibility-Features und die neue Custom Mobile App heben das Erlebnis für Teilnehmer:innen deutlich an.
- Reminder, Zahlungs-Features und Workflows stärken Ihre Conversion und Ihre Kontrolle über den gesamten Registrierungsprozess.
Wenn Sie Zoho Backstage bereits nutzen oder überlegen einzusteigen, ist jetzt ein idealer Zeitpunkt, diese neuen Funktionen gemeinsam mit CEYOND als Zoho Premium Partner zu prüfen und in Ihre Eventstrategie zu integrieren.
Tipp zum Weiterlesen: Wenn Sie sich generell über die neuesten Updates in der Zoho-Welt informieren möchten, empfehlen wir Ihnen auch unseren aktuellen Beitrag zu den Neuerungen in Zoho Projects: Zoho Projects Update
